~*¤®§(*§دورة إستراتيجيات إدارة الوقت §*)§®¤*~ˆ°

تعريف بالدورة :


تعتبر إدارة الوقت من أهم المشاكل التي يعاني منها كثير من الناس في الوقت الحالي ، ومن خلال أهمية إدارة الوقت والتحكم فيه تأتي هذه الدورة التي تقدم شرحاً وافياً لأهم الطرق والأساليب التي يمكن للفرد أن يتبعها من أجل إدارة أفضل لوقته ، وبالتالي زيادة إنتاجية هذا الوقت في تحقيق الأهداف .



الفئات المستهدفة :

المدراء ورجال الأعمال
الموظفون في مختلف المستويات

المهتمون من مختلف القطاعات " كربات البيوت والطلاب "

هل أنت ؟

ممن يكررون هذه العبارات " يوماً ما سأصبح .. يوماً ما سأنجز ... \ لو كان لدي وقت كافي | لآ يوجد عندي وقت ؟

هل انت ممن ينجزون اعمالهم في اللحظات الآخيرة ؟

هل أعمالك لا تنجز كما تريدها او كما يطلب منك ؟

هل تجامل الآخرين على حساب وقتك وأمو عملك وحيات الخاصة ؟

هل تشعر بأنه لا يوجد لديك الوقت الكافي لانجاز عملك ؟

هل تقضي وقتك في الإستجابة لردات فعل الآشخاص والظروف من حولك دون أن تكون انت المبادر ؟



إن كانت اجاباتك بنعم فآنت تحتاج لإدارة وقتك ..!



أهداف الدورة :



استخدام الوقت بكفاءه وفعاليه والمساعده علي تحديد الاهداف وترتيب الآولويات

زيادة كفاءه وفعاليه العمل والقدره علي عمل توازن في الحياه

الشعور بالسيطره والتحكم علي مجريات ونشاطات الحياه

تقليل الشعور بالضغط والإجهاد الناتج عن سوء استخدام الوقت

توفير الوقت الازم للقيام بالنشاطات المختلفه وتوفير الحافز للعمل




- محتويات الدورة : · الوقت : مفهومه وأهميته وأهداف إدارة الوقت

· الإدارة الناجحة للوقت

· مضيعات الوقت والتغلب عليها

· إدارة الوقت وعلاقتها بطبيعة وسلوك الفرد

· أنواع الوقت وطرق تنظيمها

· الخطوات اللازمة لتطوير إدارتك الذاتية للوقت

· اتخاذ القرارات الحاسمة وأثرها في إدارة الوقت

· استراتيجيات إدارة الوقت

· إدارة الوقت على مستوى المؤسسة

· الوقت في ديننا وحضارتنا العربية كيف تتحكم في وقتك وتتغلب على محاولات إهداره






الدرس الآول :

المفاهيم المستخدمة في الدورة والتي يجب الإطلآع على معانيها وفهمها ،



الإدارة : الفكرة المشتركة في تعريفها هي إنجاز الأعمال بشكل منسق ومنظم وفعال وتحقيق الأهداف بأفضل الوسائل المتاحة وأقل التكاليف وإستغلال كل الطاقات والإمكانات المتاحة .



الوقت : يصعب تحديد مفهوم معين للوقت وبكل عام يتمثل مفهوم الوقت بوجود العلاقة المنطقية لإرتباط نشاط آو حدث معين بنشاط آو حدث أخر ويعبر عنه بصيغة الماضي أو الحاضر أو المستقبل ، يمثل الوقت أحد الموارد الهامة والنادرة والثمينة لأى إنسان في هذا العالم الكبير ، ويرتبط مفهوم ندرة الوقت بالقاعدة الإقتصادية المعروفة بندرة الموارد المتاحة في المجتمع لذلك يجب أن تستغل بشكل فعال لتحقيق الأهداف المنشودة .



إدارة الوقت : إن الوقت مورد نادر يختلف عن الموارد الإنتاجية الآخرى بأنه لا يمكن تخزينه أو تجميعه أو إحلاله أو شراؤه أو توفيره أو مضاعفته ولذلك نفترض أن يستغل بشكل فعال وذلك لتحقيق الأهداف المحددة ، والفترة الزمنية المعينة لذلك وإدارة الوقت تمثل منهجاً شاملاً ومتكاملاً لا يقبل أي تجزئة أوتقسيم وبالتالي فإن إستغلاله يعني الإستغلال الكامل وليس الإستغلال الجزئي .



إدارة الذات والوقت : تعني توجيه الشخصية للإفراد وإعادة صياغتها لإنجاز العمل المطلوب في ضوء القواعد والنظم المعمول بها وهذا يعني توجيه إدرة الفرد الداخلية تجاه الأداء المطلوب وفقاً للزمن والوقت المحدد .



ترشيد السلوك والوقت : هو إستخدام الأساليب المتاحة لتحقيق الهدف المطلوب رنجازه في الوقت الخصص لذلك ، ويتطلب ذلك تعديل بعض السلوكيات اللازمة لتحقيق الهدف المطلوب بحيث يكون إستهلاكها للوقت أكثر تناسباً ، أو التخلي عن بعض السلوكيات نهائياً حيث تكون مضيعة آو مستهلكة لكثير من الوقت دون الحاجة إليها .



مضيعات الوقت : هو نشاط يأخذ وقت غير ضروري أو لا يستخدم وقتاً بطريقة ملائمة أو إنه لا يعطي عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجله .

إختبر إدارتك للوقت :



أجب عن الأسئلة التالية باستخدام الكلمات التالية " دائماً - أحياناً - أبداً "

بعد الإنتهاء من الآجابة اعط كل منها التقدير التالي :

دائماً ( ٢ علامة ) أحياناً ( ١ علامة ) أبداً (صفر علامة )

بعد ان تجمع الناتج يكون تصنيفك كالتالي :

٤٥ - ٥٠ : أنت في طريقك لتكون شخص مهم ورئيسي في عملك

٤٤- ٣٨ : إدارتك للوقت جيدة

٣٧ - ٣٠ : لديك إدارة جيدة للوقت ، ولكن تواجه أحياناً بعض الإرباكات

٣٦ - ٢٥ :تعاني من الضغوطات والأداء ليس مرضي ، يجب عليك اتخاذ إجراء لتحسين استخدامك لوقتك

٢٥ - فأقل : يبدو أن حياتك غير منظمة وبدون إتجاه واضح

ماهية إدارة الوقت والسلوك الفردي .

كلنا بحاجة لمهارة إادرة الوقت ..

الوقت من أكثر المفاهيم صلابة ومرونة بنفس الوقت وكثيراً ما نستخدم عبارات ومصطلحات لوصف علاقتنا بالوقت مع أن الوقت المتاح للجميع هو نفسه ٢٤ ساعة في اليوم وسبع أيام بالإسبوع و٣٠ في الشهر وفي السنة ١٢ شهر .

كثيرون منا يعيشون في تناقض شديد حتى استخدام الوقت ففي حين لا يوجد عندنا أعمال نشعر أننا نمتلك الكثير من الوقت وحين كثرة الآعمال نشعر بتقص الوقت



أهمية إدارة الوقت .

الوقت مورد نادر لا يمكن تجميعه أو إستخراجه لذا لابد من إدارته الأدارة الأفضل لتحقيق الإستفادة القصوى منه .

الوقت مورد من موارد الإدارة المهمة لآنه يؤثر في طريقة إستخدام الموارد الأخرى وهو رأس المال الحقيقي للإنسان ومقياس النجاح فلا يقاس النجاح في تحقيق الآهداف فحسب بل متى تم تحقيقها وما هي درجة الكفاءة والفاعلية التي أنجزتها ؟

لذا دراسة الوقت لا تأتي من منطلق تغييره أو تعديله بل من منطلق كيفية استغلاله بشكل فعال وتقليل الوقت الضائع دون فائدة أو إنتاج .



في مجال الآعمال والمنظمات :

الوقت من المتغيرات البيئية الخارجية وليس لأحد سلطة أو قدرة للتحكم به ، ويشكو البعض من ضيق الوقت المحدد لإنجاز أعمالهم ويحاولن إقناع الأخرين أن لو توفر الوقت الكافي لعملوا أكثر وحققوا مزيد من الإنتاجية ويضطر بعض المدراء لإكمال أعمالهم في المنزل وبالرغم من أن هذا يدل على الإخلاص والإلتزام بالعمل إلا أنه مظهر من مظاهر سوء إستغلال الوقت .



في الدول النامية لا يعطى الوقت الأهمية اللازمة ففي كثير من المؤسسات يهدر الكثير من الوقت دون إستغلال كامل ويصرف دون حساب في مجالات لا تتصل بالعمل مما يمثل عبثاً على الانتاجية والتكاليف .

ولآن الدول النامية تعاني من قلة الموارد يجب عليها إستغلال الوقت بشكل أمثل لأنه يدخل كعنصر أساسي في جميع العمليات الإدارية ولكن لا تزال أهميتة غيد مدركه مما يؤدي لهدره وسوء إستغلاله .

الدرس الثاني :

وقتك محدود ، لذا لا تضيعه في العيش حياة شخص آخر

ستيف جوبز

الإدارة الفردية قبل المؤسسية :

لأن الفرد هو اللبنة الأساسية في كل شيء ، فالإنسان المنظم يستطيع الإنتاج بشكل أفضل في حياته العملية والشخصية لذا فالمهارات المؤسسية لإدارة الوقت هي مجموع المهارات الفردية لحسن إدارة وإستغلال الوقت .



إدارة الوقت وعلاقتها بطبيعة وسلوك الفرد :

لكل فرد صفاته المميزة والتي تحكمها العديد من العوامل وتنعكس هذه الصفات على جميع تصرفات الشخص في جميع مناحي الحياة .



- تتوجه الشركات الحالية للتوظيف ليس على المؤهل العلمي فقط، وإنما على الصفآت الشخصية والتي من صورها الإختبارات الشخصية والنفسية ورصد التصرفات أثناء المقابلة الشخصية وتساهم هذه الخطوة بشكل فعال في تحقيق المكاسب الكبيرة للفرد والشركة التي يعمل بها .

ومن أهم هذه الإنطباعات هي حسن إدارة الوقت لأن إدارة الوقت تعمل على إختزال الطاقة والجهد في توظيفها بالشكل الأمثل نحو مهام أخرى .



بالرغم من أننا جميعاً ندرك أهمية الوقت إلا أننا متفاوتون في كيفية إدارته فالإنسان المنظم يستطيع التنسيق بين حياته العملية والشخصية وينعكس ذلك على أدائه وعمله بشكل إيجابي أما الشخص الغير منظم ينقل عشوائيته معه إلى العمل مما يعكس النتائج السلبية في حياته الشخصية والعمليه فيؤدي هذا إلى ضعف في الأداء وضعف في التنسيق .

لذا لا يجب الإستسلآم لهذا ويجب على الشخص تطوير نفسه وتلافي مواطن الضعف وتعلم مهارات إدارة الوقت .

مفاهيم إدارة الوقت

( مفهوم إدارة الوقت وإدارة الذات )

الوقت غير قابل للتعديل والتغيير إنما السلوكيات هي القابلة للتغيير لتلائم الإستخدام الأفضل للوقت لذا جاءت الفكرة الأساسية وهي " إدارة الوقت هي إدارة الذات "

- مفهوم إدارة الوقت يفترض أن لدى الشخص فكرة واضحة عما يريد أن ينجزه في حياته العملية والشخصية .



أهلنا وإدارة الوقت .

نتساءل كيف كان أهلنا جيدون في إادرة الوقت من غير الحاجة الى نظام ونماذج معينة كما في الوقت الحالي ولهذا تفسيراته :

١- كانوا يعتمدون على الفطرة والسجية

٢- طبيعة الناس كانت ودودين ويعرفون بعضهم والأمور والإحتياجات والمتطلبات واضحة .

٣- لديهم تنظيم فطري للوقت ويربطون أنشطتهم بمواقيت الصلاة

٤- لديهم مبادئ مثل إنجاز أمر معين بوقت معين حين يربطونها بالمواسم المختلفة .

٥- بساطة الحياة وعدم تعقيدها

٦- سيطرة مبدأ الحياة المادية حالياً ولأن ضمان الحد الأدنى من العيش الكريم يتطلب السعي بكل طاقتك وبكل الطرق الممكنة لتوفير الإحتياجات والتي اغلبها كماليات ، لذا نشعر أننا بدوامة لا تنتهي من المطالب والسعي الدائم .

٧- عدم وجود الضغط النفسي والقلق الذي نعانيه .

٨- كثرة التشعبات حتى في الموضوع الواحد مما يجعل العقل مثقل وعاجز عن تذكرها في وقت واحد مما يستعدي وسائل مساعدة .

الخطوآت اللازمه لتطوير إدارتك الذاتية للوقت .

خطوات تطوير الإدارة الذاتية : ( قيم كيفية إستخدامك للوقت ) <<

١- الإختبار في بداية الدورة يعرفك عن وضعك الحالي مما يساعدك في العرض التالي لمحاولة تطوير قدراتك الذاتية آولاً لإدارة الوقت .

٢- إستخدام نموذج لتحليل الوقت وضع خانة للتعليقات والملاحظات حتى تستخدمه في تقييم ما تقوم به ولتطبيق ما سنتناوله في محاولة تطوير إستخدام الوقت .

٣- بعد تسجيل نشاطات كل يوم لاحظ أين تنفق وقتك وسجل ملاحظاتك على النموذج ولخص أهم النتائج على ورقة منفصلة إذا لزم الأمر .

٤- الآن حاول التفكير في الأسئلة التالية :

- ما أكثر ما يسرك في كيفية إستخدامك للوقت ؟

- ما النشاط الذي ترغب بإنفاق وقت أكثر عليه ؟

- ما هو النشاط الذي تود او لدك القدرة على انفاق وقت أقل عليه ؟

- مالذي فاجأك عن نفسك في كيفية استخدامك للوقت ؟

- ما هو الشيء الهام الذي تود أن يبقى في بالك وأنت تنفق الوقت ؟

نموذج تحليل إستخدامك للوقت .

يمكن تعديل الجدول بما يتناسب وإحتياجاتك المهم تسجيل النشاط والملاحظات

يجب مراجعة النشاط وتحاول الإجابة عن الأسئلة التالية :

- هل ما أنجزته من ضمن أهدافك وأولوياتك ؟ هل كان ضمن الوقت المحدد له ؟

- هل كان النشاط أفضل ما يمكن عمله بهذا الوقت ؟ هل واجهت اليوم مضيعات للوقت ولن أتغلب عليها ؟



ملاحظة :

كثير منا لا يحب تدوين نشاطاته اليومية في مذكرة ونماذج مختلفة ويعتقدون أن أمورهم سالكة بدونها ولكن لنتذكر أننا هنا نحلل الوقت لندرك نقاط القوة ونقاط الضعف في إستخدام الوقت لمعالجتها وتصحيح السلوك في إستخدام الوقت لذا نلتزم بها في التشخيص على الآقل

٢- تحديد الأهداف .

المشكلة أن البعض لا يعرف ماذا يريد ؟ وإذا عرف لا يستطيع تحديد الطريق الذي من خلاله يستطيع تحديد الأهداف لآنها الخطوة الأساسية لنجاح أي عمل مهما كان نوعه .



الأهداف تكون وسيلة لـ

توجيه الأفعال - تحديد الإتجاه - توفير أساس لعملية إتخاذ القرارات - توفير مقياس للتقييم - توفير الحافزية لإنجاز الهدف .



وضع أهداف لفترات زمنية متفاوتة .

(١) - أهداف طويلة المدى :-

هو الهدف الذي تسعى إلى تحقيقه في حياتك بشكل عام ( هدف حياتك الرئيسي )

(٢) - أهداف متوسطة المدى :-

وهي محددة أكثر لما تريده خلال الفترة الزمنية القريبة

(٣) - أهداف قصيرة المدى :-

هي الأهداف التفصيلية والصغيرة في الفترة الزمنية القريبة جداً والمؤدية لتحقيق الهدف العام .

الطريقة المثلى لتحديد الأهداف هي الطريقة الذكية smart way

التحديد specific

يجب أن تكون الأهداف محددة حتى يمكن تقييم التقدم ، تجنب الآهداف الغامضة والعريضة .

القياس measurable

عندما يكون الهدف محدد وقابل للقياس يصبح من السهل مراقبة وتقييم الأداء

ممكن تحقيقها Achievable

يجب أن يكون الهدف في نطاق قدرتك على تحقيقه حتى لا تصاب بالإحباط والفشل

واقعية realistic

يجب أن تكون الأهداف واقعية وأن تكون صادقاً مع نفسك .

محددة زمنياً Time - lined

يجب أن يكون هناك فترة زمنية محددة لإنجاز الهدف (موعد نهائي) لقياس مدى تقدمك في تحقيق الهدف حتى لا تعاني من ضغط اللحظات الآخيرة .

مكتوبة written

تدوين وكتابة الأهداف تساعدك في حصر التفكير في نقاط معينة حتى تتذكرها وتستطيع البدء في تنفيذها ومتابعتها ، تعتبر كمرجعية لك عند المراجعة والتقييم

مفعلة Acted on

ضع أولوياتك والمدى الزمني لتحقيقها ، حدد الخطوات اللازمة لتنفيذ الهدف ، تابع عمليه التطبيق وبعد التطبيق يجب أن تكون عملية مراجعة وتقييم

هدفك أنت yours

الهدف يجب أن يعكس ما تريده أنت وليس بالإعتبار لما يريده الأخرون ويجب أن تعمل بشكل أساسي على تحقيقه ( يمكن بمساعدة الأخرين ولكن دائماً أنت المسؤول الأول والأخير )



بتحديد أهدافك باستخدام هذه الطريقة فإنك تستفيد :-

١- تحديد الإطار الزمني المناسب لك ولنشاطاتك

٢- كل هدف يمكن أن يطبق عليه مبدأ الهدف الذكي

٣- تحديد أهمية كل هدف بالنسبة لك حسب أولويته

أ- هام جداً ب - هام جـ - متوسط الأهمية

الموضوع الأساسي: ~*¤®§(*§دورة إستراتيجيات إدارة الوقت §*)§®¤*~ˆ°

المصدر: منتديات عروس

via عروس http://ift.tt/1kOUQ50